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Deja de estar ocupado y sé más productivo

Febrero 02, 2024

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¿Acaso no conoces al fulano que dice estar siempre muy ocupado, que si suscribiéndose a nuevas plataformas sociales o eligiendo por horas la mejor foto para publicar una selfie, pero que está de último en la cola de la productividad? No lo mires mal… en verdad nos pasa a todos, con mayor o menor frecuencia.

Como cuando sientes que no has parado ni un momento, pero al final del día ves que no lograste nada importante. Para transformar esa ocupación constante en productividad real, debes cambiar varios suiches. Te digo cuáles:

El camino de la productividad

No, no eres "multitarea"
Muchos presumimos de ser "multitarea", pero debemos bajarnos de esa nube inmediatamente: nuestro cerebro no está diseñado para hacer varias cosas importantes a la vez. Es como intentar mirar dos programas de televisión al mismo tiempo.

• Enfócate en una tarea a la vez. Por ejemplo, si estás escribiendo un informe, cierra las pestañas de las redes sociales y dedica toda tu atención a esa tarea. Verás cómo terminas antes y con mejor calidad.

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La regla del 80/20: identifica lo que importa
La regla del 80/20 es el famoso principio de Pareto, según el cual el 80 % de los resultados vienen del 20 % de los esfuerzos.

• Identifica esas tareas clave que realmente impulsan tus resultados y céntrate en ellas. Imagina que estás en ventas digitales… en vez de disparar correos electrónicos a medio mundo, céntrate en los clientes potenciales más prometedores.

Un "no" para priorizar tu tiempo
No a las reuniones innecesarias, no a las distracciones, no a los compromisos que no aportan valor.

• ¿Recuerdas cuando tu amigo te pidió ayuda para mudarse el mismo día que tenías un proyecto importante? A veces, decir "no" es necesario para poder decir "sí" a lo que realmente importa. Piensa en tus prioridades y defiende tu tiempo.

Ponte metas claras y precisas
Para ser productivo, necesitas saber a dónde vas. Ponte metas claras para cada día, semana y mes. Estos objetivos deben ser pequeños y manejables.

• Si tu objetivo es aumentar las ventas en redes sociales, comienza con pasos pequeños como mejorar tus publicaciones o interactuar más con los seguidores. Al final, todos estos pequeños pasos suman.

La técnica Pomodoro: divide y vencerás
¿Has oído hablar de la técnica Pomodoro? Es una forma genial de mantener la concentración. Pones un temporizador durante 25 minutos y trabajas sin distracciones. Luego, tomas un breve descanso de 5 minutos.

• Es como un juego: ves cuánto puedes lograr en esos 25 minutos. Prueba esto cuando estés haciendo algo que te cueste, como planificar una campaña de marketing digital.

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Elimina las distracciones
Cuando las notificaciones y alertas nos bombardean, crear un espacio de trabajo libre de distracciones es vital. Si estás trabajando desde casa, encuentra un lugar tranquilo donde puedas concentrarte.

• Te doy un truco que a mí me funciona: usa auriculares con música relajante o ruido blanco para bloquear las distracciones. Con esto te concentras en lo que estás haciendo, ya sea diseñar una página web o escribir contenido para redes sociales.

Recarga para rendir más
Aquí viene un consejo que muchos olvidan: descansar es clave para ser productivo. No estamos hechos para trabajar 24/7.

Toma descansos regulares, haz ejercicio, sal a caminar, lee un libro. Esto no solo te mantiene mentalmente fresco, sino que también puede ser una fuente de inspiración.

7 señales de quien está ocupado sin ser productivo

Ahora vamos con los comportamientos habituales de quienes siempre están ocupados, pero no son nada productivos. La idea es que huyas de ellos y establezcas hábitos más efectivos.

1. Hacen muchas cosas a la vez: pero ninguna con foco y calidad. Pasan de una tarea a otra sin terminar nada. Al final del día, lo que les queda es el cansancio y nada de productividad.

2. Posponen tareas importantes: dejan las actividades clave para último momento y se ocupan de lo urgente pero no de lo importante.

3. Se distraen fácilmente: van de una notificación a otra de las redes sociales, se ponen a hablar con el amigo que se acerca al escritorio, están pendientes de lo último que el grupo del condominio dijo en Whatsapp.

4. Desorganización: no planifican ni priorizan tareas. Trabajan sin estructura ni método, lo cual les lleva más tiempo.

5. Procrastinan: a estas personas, sea por inseguridad o no, les encanta postergar actividades difíciles llenando el tiempo con tareas fáciles y poco relevantes. Nunca completan lo importante.

6. Son perfeccionistas: invierten demasiado tiempo puliendo detalles minuciosos en vez de avanzar con las tareas importantes. Se enfocan en lo secundario. Además, revisan y rehacen una y otra vez el mismo trabajo, sin ver progreso real ni completar tareas.

7. No delegan: se resisten a delegar tareas a otros o trabajar en equipo por piensan que solo ellos podrán hacer bien cualquier tarea.

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