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Cómo conquistar clientes de eventos

Noviembre 01, 2023

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Tengo algunos amigos que montaron un negocio de organización de eventos porque les encanta la adrenalina que les inyecta estar de aquí para allá cuidando detalles de fiestas y eventos de todo tipo.

Me consta que les sobra pasión, pero les falta estrategia para figurar en ese rubro tan, pero tan competido y donde las expectativas de los clientes son altísimas.

Y como sé que muchos de mis lectores andan en lo mismo, sobre todo cuando estamos en la temporada llena de encuentros y fiestas de todo tipo, les daré a continuación una serie de sugerencias para conquistar clientes, así como las mejores herramientas para armar los eventos.

Conquistar clientes para eventos

7 consejos para conquistar clientes de eventos

1. Comunicación clara y efectiva: mantén una comunicación clara, oportuna y profesional con tus potenciales clientes. Debes entender sus necesidades y expectativas, pero también dar toda la información posible de tus servicios y cómo puedes satisfacer sus necesidades.

2. Sé todo oídos: la organización de eventos puede ser estresante, por lo que debes agudizar tu oído para escuchar y darle lo que el cliente quiere.

3. Ármate de un portafolio y testimonios: presenta un buen portafolio de trabajos anteriores y ofrece testimonios de clientes satisfechos. Esto te ayuda a construir confianza en tu trabajo.

4. Mantente disponible, siempre: estar disponible y accesible para tus potenciales clientes es clave. Ofrece múltiples canales de comunicación y responde a sus consultas de manera oportuna.

5. Planificación adecuada: antes de organizar un evento, ten muy claro el qué, quién, por qué, cómo y cuándo del evento. Una buena planificación te ayudará a asegurar el éxito del evento y lograr opiniones positivas para futuros clientes.

6. Networking y eventos de la industria: no te pierdas participar en eventos de networking y de tu rubro para conocer a potenciales clientes y cultivar relaciones. Genial es si puedes organizar tu propio evento de formación.

7. Transparencia: sé transparente sobre los costos, lo que está incluido en tus servicios y cualquier otro detalle importante. La transparencia puede ayudar a evitar malentendidos y construir una relación de confianza.

Herramientas y apps para organizar eventos

Como te prometí al principio, ahora te recomendaré algunas herramientas reconocidas y muy amigables que te servirán para armar eventos, importantes sobre todo si estás comenzando y no sabes por dónde empezar

• Eventbrite: centrada en la gestión de inscripciones para eventos. Te da análisis visuales, gráficos e informes detallados sobre las personas que asistirán a tu evento. También tiene una aplicación llamada "Eventbrite Organizador" para hacerle seguimiento a la venta de entradas con tu teléfono en tiempo real, lo que simplifica la gestión del evento.

• Trello: permite la creación de tableros, listas y tarjetas que ayudan a priorizar y organizar proyectos de forma flexible y gratificante, te la recomiendo con los ojos cerrados.

Conquistar clientes para eventos
• Google Drive: te ofrece un espacio para almacenar documentos, hojas de cálculo y presentaciones, facilitando la colaboración y organización de información relevante para el evento.

• Salesforce y Hubspot: ayudan a organizar la información de los asistentes y mantener relaciones sólidas con los clientes antes y después de los eventos. Hubspot también ofrece una gestión sólida de relaciones con los clientes y cuenta con una versión gratuita para probar antes de comprometerse totalmente.

• Iterable y Marketo: enfocadas en el marketing por email, son claves para promocionar tu evento. Marketo detecta comportamientos de público específico y orienta campañas, mientras que Iterable es excelente para llegar a personas que ya están usando tus productos, especialmente si estás planificando un evento para clientes.

Para ser el mejor… anota estas ferias y recursos en línea

• IMEX: es una de las ferias más grandes del mundo para la industria de eventos. Aunque tiene ediciones en diferentes partes del mundo, su sitio web también ofrece muy buenos recursos y webinars.

• EventMB: es una web dedicada a las últimas noticias, tendencias y tecnología en tu industria de eventos. Ofrecen artículos, informes y seminarios web valiosísimos.

• BizBash: es una muy buena plataforma en línea que te da ideas, noticias de la industria e informa de proveedores para planificadores de eventos. ¡Ahí puedes estar tú!

3 tips para organizar un eventazo


Sea la herramienta por la cual te decidas para organizar tu evento, lo clave aquí es lograr que el cliente quede contento y dispuesto a recomendarte y ponerte en el radar de los mejores. Así que presta oídos a estas últimas recomendaciones:

1. Toca las emociones: crear experiencias con uno o más de los 5 sentidos para dejar buenos recuerdos. Indaga en el neuromarketing para entender cómo las diferentes experiencias sensoriales afectan a tus clientes.

2. Jamás pases por alto la seguridad: para un organizador de eventos es clave la seguridad, así que ignorar esto te expone a accidentes o problemas de salud para los asistentes, así como daño a tu reputación.

3. Ten siempre un plan B: los imprevistos ocurren así tengas todo amarrado: desde el mal clima hasta fallas técnicas. No tener un plan B pone en riesgo el evento en sí y, por supuesto, la experiencia de los asistentes.

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